Q&A Facultades de control empresarial de los medios informáticos.

1. ¿Cuáles son las normas que se deben tener en cuenta a la hora de establecer los límites del control empresarial de los medios informáticos?

El derecho de control empresarial debe ser ejercitado dentro de los límites establecidos en relación con los derechos de inviolabilidad e intimidad de los trabajadores:

• Artículo 18 ET: Inviolabilidad de la persona trabajadora.

Solo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa, dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo. En su realización se respetará al máximo la dignidad e intimidad del trabajador y se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores o, en su ausencia del centro de trabajo, de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible.

• Artículo 20 ET: Dirección y control de la actividad laboral.

(…) 3. El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.

• Artículo 20 bis ET: Derechos de los trabajadores a la intimidad en relación con el entorno digital y a la desconexión.

Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

• Artículo 87 LO 3/2018 (LOPD): Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral.

1. Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.

2. El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.

3. Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.

El acceso por el empleador al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.

Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado.

• Adicionalmente, hay que considerar también lo que pueda recoger el convenio colectivo de aplicación, así como las sentencias de los tribunales.

2. ¿Cuál es el primer requisito para poder ejercer control sobre los medios informáticos (ordenador, móvil, e-mail, etc.)?

Disponer de una política de uso de los medios informáticos clara y limitativa al uso particular en la que se informe a las personas trabajadoras sobre las posibilidades de control, que elimine cualquier expectativa de intimidad por parte de los trabajadores.

3. ¿Se debe comunicar esta política a los representantes de los trabajadores? ¿y a las propias personas trabajadoras?

SI. La falta de información a las personas trabajadoras será equivalente a la falta de la política.

Además, en el caso de los representantes de los trabajadores, tienen derecho a emitir informe con carácter previo a su puesta en marcha (artículo 64.5 f ET), con lo que se les deberá de haber proporcionado la información suficiente con anterioridad.

4. ¿Una vez cumplidos esos requisitos, es válido cualquier control realizado por la Empresa?

No. Hay que ponderar el derecho de la persona trabajadora al respeto de su intimidad y su vida privada con los derechos e intereses de la Empresa.

Cualquier acceso o control de los medios informáticos debe realizarse de conformidad con el contenido del artículo 20.3 ET.

5. ¿Cómo se debe realizar el control?

El control se encuentra sometido a los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, para lo cual, y siguiendo la jurisprudencia del Tribunal Supremo, resulta decisivo tener en cuenta:

1. El grado de intromisión del empresario;
2. La concurrencia de legitima razón empresarial justificativa de la monitorización;
3. La inexistencia o existencia de medios menos intrusivos para la consecución del mismo objetivo;
4. El destino dado por la empresa al resultado del control;
5. Previsión de garantías para el trabajador;

6. ¿Cuándo se puede realizar un control?

El control debe obedecer a alguna causa real, sospecha o denuncia.

No es válida una causa genérica pues en el control de legalidad, los tribunales van a examinar la validez y verosimilitud de la causa como condición sin la que toda la información obtenida pueda ser considera nula de pleno derecho.

7. ¿El control puede tener un alcance indiscriminado?

El control no puede tener un alcance masivo e indiscriminado, sino que debe quedar limitado al objetivo de control.

No es posible una monitorización general del ordenador o del correo electrónico de la persona trabajadora.

En el análisis se deberá limitar la búsqueda de forma que el derecho de la Empresa no limite el de la persona trabajadora.

8. ¿Qué implicaciones podría tener el uso inapropiado de los medios de control en el trabajo?

En primer lugar, que las pruebas, documentos, o informaciones obtenidas fueran declaradas nulas.

En segundo lugar, la persona afectada podría reclamar una indemnización por la vulneración de sus derechos fundamentales.

Y, en tercer lugar, la Empresa podría ser sancionada por actos contrarios a la intimidad y consideración debida a la dignidad de los trabajadores, así como por la vulneración de la normativa de la protección de datos.